เครื่องมือช่วย “ทำงานให้เสร็จ”
การจัดการสิ่งละอันพันละน้อย รวมไปถึงการบริหารโครงการ ในแนวคิดฝรั่งเค้ามีไว้ดีมาก เรียกว่า Getting Things Done หรือ GTD
ในช่วงที่บริหารองค์กรมาหลายปี ก็ได้ลองใช้เครื่องมือหลากหลายเพื่อบริหาร ตรวจสอบ ฯลฯ ให้งานเสร็จ ทั้งเป็นบอร์ดแปะข้างฝา, สมุดจดร่วมกัน, ซื้อโปรแกรมสำหรับคอมพิวเตอร์ สำหรับเว็บ, ใช้เว็บบอร์ด ฯลฯ จนถึงเขียนโปรแกรมใช้เอง
แนะนำบางตัวที่เคยใช้ และพบว่าดีมากๆ ละกัน
Factory Nova
ใช้เมื่อตอนตั้ง TiGER iDEA แรกๆ หลายปีก่อน ยอมซื้อเพราะสวยและความสามารถสูง มีระบบ Track / แบ่งงานดีมาก มีระบบ Knowledge Management ภายในให้, มีระบบเช็คเมลและผูกอีเมลเข้ากับระบบตามงาน (ตอนนั้นยังไม่มี Gmail) ฯลฯ แต่ในทีมงานบ่นว่าใช้ยาก เลยเลิกใช้ในที่สุด
Factory Nova
Task Freak
ตัวนี้เป็น Open Source ใช้ง่าย แต่วางแผนงานได้ไม่ซับซ้อน ใช้อยู่พักใหญ่ ทั้งที่เป็นแบบกลุ่มและแบบส่วนตัว
Task Freak
Omni Plan
ตัวนี้ไม่ได้ทำงานบนเว็บ ทำบนเครื่องแมค ลองใช้อยู่พอสมควรแต่ก็ไม่ได้ซื้อ เพราะโปรเจ็ค TiGER iDEA ขณะนั้นยังไม่ใหญ่นัก และไม่มีลูกค้าที่ทำงานเป็นระบบขนาดนี้ จึงทำให้วางแผนเป็น Gant Chart ลำบากมาก แต่ถ้ามีใครถามว่าโปรแกรม Project Management เจ๋งๆ บนแมคคืออะไร ผมก็ตอบ Omni Plan นี่แหละ
Omni Plan
Things
แล้วพอระยะหลังไม่ได้บริหารคนจำนวนมาก กับรับงานหลายทาง กลายเป็นว่าผมเลยหาโปรแกรมที่มาใช้เพื่อติดตามงานสำหรับคนเดียว เจอ Things นี่มาช่วยเปิดจินตนาการและวิธีจัดการงานของผมเลย มันเล็ก มันน่ารัก ใช้แล้วเพลิน มีทั้งบน Mac และ iPhone (ตอนตัดสินใจซื้อลังเลพอสมควรระหว่าง Thing กับ The Hit List ซึ่งเหตุผลที่ Things เฉือนชนะหวุดหวิด เพราะมันเล็กกรุบกริบดี กับ The Hit List มันใช้กราฟฟิคกระดาษมีเส้น ซึ่งผมไม่ค่อยชอบ 😛
Things
การบริหารงานในปัจจุบัน
แต่แล้วปัจจุบันเมื่อย้ายมาอยู่ปาย รับงานผ่านเว็บ ตรวจงานผ่านเว็บ การทำงานต่างๆ จำนวนมากคิดเงินตามเวลาที่ทำ (Manday/Manhour) ทำให้ผมเริ่มเปลี่ยนเครื่องมือในการบันทึกการทำงาน เพราะต้องใช้ระบบจับเวลาเข้ามาช่วยด้วย ตอนนี้ที่คิดว่าระบบที่ลงตัวที่สุดของผมคือ…
การจัดเก็บไฟล์งาน
Things ให้ไอเดียการตั้งชื่อโฟลเดอร์ของผมมากๆ นั่นคือ แบ่งงานไปไว้ใน Area ก่อน เช่น Area ของผม อาจจะชื่อ TiGER iDEA, Vaivai Soft, Small Valley, Madz, Nectec, Sweet and Mellow, Personal, OSEDA
แล้วในแต่ละ Area ก็เก็บไฟล์ที่เกี่ยวข้องไป เช่นเอกสาร, โลโก้, รูป ฯลฯ และผมจะตั้งชื่อโฟลเดอร์นึงว่า Works เพื่อเก็บงาน (Project) ต่างๆ ใน Area นี้ โดยการสร้างโฟลเดอร์ตามชื่อโปรเจ็คไป แล้วครบปี ก็เก็บโฟลเดอร์ที่จบไปไว้ตามชื่อปี เพื่อ Backup งาน
หลังจากนั้น ผมเองก็อยากรู้ว่าตอนนี้ผมมีงานทั้งหมดในมืออะไรบ้าง ผมก็สร้างโฟลเดอร์ Working ไว้อีกที่ แล้วสร้าง Short Cut ของทุก Project มาไว้ที่นี่ ถ้างานไหนเสร็จ ก็ลบ Short Cut ทิ้งไปเลย เร็วดี
ส่วนในแต่ละงาน ผมจะสร้างโฟลเดอร์ย่อยชื่อ Resource เพื่อเก็บไฟล์งานที่ได้จากลูกค้า หลังจากนั้นจะสร้างโฟลเดอร์ v1, v2, v3, … ไปเรื่อยๆ ตามแต่ละเวอร์ชั่น (เมื่อก่อนใช้ r0, r1, r2 ตามคำว่า Revision แต่หลังพอลูกค้าแก้เยอะ พบว่า v4 ดูเยอะกว่า r3 เลยเปลี่ยนเป็น Version ละกัน) และสร้างโฟลเดอร์ Output ไว้เก็บไฟล์ที่ส่งลูกค้า เช่น .jpg
กรณีที่ได้ Resource เพิ่มเติม ก็สร้างโฟลเดอร์ Resource ไว้ใน v1, v2, … ได้
iMenn
การบันทึกเวลาทำงาน
ปัจจุบันลงตัวที่เว็บ Toggl.com ซึ่งผมว่าเป็นระบบที่ให้บริการดีมาก ราคาไม่แพง ถ้าใช้คนเดียวก็ฟรีได้
แต่สิ่งที่ทำให้แบบเสียเงินน่าสนใจมากคือมีระบบวางแผนงานตามรูป
Toggl.com
วิธีใช้ Toggl ที่น่าจะทำให้ง่ายสุด (บันทึกไว้เผื่อน้องๆ ในทีมมาอ่านด้วย :P)
- หลังจากสมัครแล้วให้เริ่มจากการใส่ข้อมูล Clients (ลูกค้า) ก่อน
- หลังจากนั้น ให้ใส่ข้อมูลโครงการ (Projects) ต่างๆ ซึ่งหลักๆ ก็คือชื่อโปรเจ็ค กับชื่อลูกค้า
- เมื่อมีโปรเจ็คแล้ว แนะนำให้สร้าง Planned Task ขึ้นมา เพื่อวางแผนว่าโปรเจ็คควรจะมีงานอะไรบ้าง ใครทำบ้าง
- แล้ว Download Client ไปใช้ เพื่อจะทำให้เราไม่ต้องเข้าเว็บตลอดเวลา ก็สามารถบันทึกงานผ่านเครื่องคอม/iPhone ได้
- การใช้ Client เริ่มโดยสร้าง New Task แล้วใส่ข้อความอธิบายอะไรก็ได้ แล้วค่อยเลือกโปรเจ็คใน List ที่เคยกรอกผ่านเว็บไว้ หรือมากกว่านั้น หากเรายุ่งๆ ก็ไม่ต้องเลือกโปรเจ็คก็ได้ บันทึกเวลาไปก่อน เดี๋ยวค่อยมาเติมรายละเอียดทีหลัง จะผ่าน Client หรือผ่านเว็บก็ได้
- เติมรายละเอียดผ่านเว็บเมื่อจบการบันทึกเวลานั้นๆ ไปแล้ว เพื่อระบุว่า Task (งาน) ที่ทำนี้ ตรงกับ Planned Task (งานที่วางแผนไว้ก่อน) อะไร ซึ่งการเติมรายละเอียดทีหลังได้นี่เองทำให้การบันทึกเวลาสะดวกมาก และเห็นรายละเอียดชัดเจน และแก้ไขเวลาได้อิสระ (กรณีลืมบันทึกเวลาไป)
ซึ่งผมคิดว่า ต่อให้ไม่ต้องการคิดเงินลูกค้าตามเวลา การบันทึกเวลาเหล่านี้จะทำให้เราเห็นประสิทธิภาพการทำงานที่แท้จริงข้องเรา เราอาจจะโกงเวลาก็ได้ แต่เราก็จะเห็นเองว่าเราทำงานส่วนใดมากน้อยเพียงใด (คนค่าแรงชั่วโมงละ 200 บาท ใช้เวลาทำงาน 4 ชั่วโมง คนค่าแรงชั่วโมงละ 400 บาท ก็ควรใช้เวลาทำงาน 2 ชั่วโมงให้ได้งานเท่ากัน) แน่นอนว่าความเป็นจริงนั้นโหดร้ายนัก ถ้ายังไม่อยากยอมรับความจริงก็ไม่ควรใช้ 😛
จะเห็นว่า toggl ไม่ได้เน้นที่การวางแผนงานให้โปรเจ็คจบตามเวลาที่กำหนด (เหมือนโปรแกรมบริหารโครงการทั้งหลาย อย่าง Microsoft Project หรือ Omni Plan) แต่เน้นที่การวางแผนด้าน Resource/เวลาที่ใช้มากกว่า ซึ่งเหมาะกับธุรกิจบริการที่มีปัจจัยควบคุมไม่ได้จำนวนมากอย่างยิ่ง (เช่น ลูกค้าบอกจะให้ข้อมูล แล้วเลทไปมา หลายครั้ง หลายลูกค้า หากเป็น Project Management Software ทั่วไป ได้ปรับกันมือหงิกเลย :P)
การบันทึกเรื่องจิปาถะ
เมื่อผมสร้างโฟลเดอร์ตามโปรเจ็คต่างๆ แล้ว, สร้างโปรเจ็คบน toggl เพื่อจับเวลาแล้ว สิ่งที่เหลือก็มักจะเป็นเรื่องจิปาถะ เช่น url ที่น่าสนใจ, ข้อความ+ไอเดียต่างๆ ของโปรเจ็ค, ภาพประกอบ/screen shot ที่น่าสนใจ ฯลฯ ซึ่งกลายเป็นว่า Things สุดที่รักกลับไม่ค่อยตอบโจทย์ไป เพราะเท่ากับต้องบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อน ตอนนี้ก็เลยกำลังดูอยู่ว่า จะแค่เอาสารพัดไฟล์ใส่ๆ โฟลเดอร์ดี หรือจะซื้อ Yojimbo มาใช้ดี หรือถ้ามีอะไรแนะนำ ก็ยินดีอย่างยิ่งนะครับ